Följ

Jag är ny ansvarig i min enhet, vad bör jag tänka på och var börjar jag?

Det finns flera funktioner att använda sig av för att anpassa systemet för enheten och för att följa upp hur det går.

Hur mycket anpassningar som skall göras beror på hur din organisation är utformad och vilka direktiv som getts.

Rekommendationen är att logga in och se över hur innehållet och identifiera vilka  anpassningar som skall göras. Det är bra att redan från början göra detta ordentligt, så blir det mer motiverande, tydligare och enklare att använda systemet - både för användarna och de som följer upp hur det går.

Tänk på att många uppgifter är obligatoriska för din organisation - är du osäker kan det vara bra att höra efter med en ansvarig om vad du får ändra. 

Om det redan från start finns ett färdiganpassat system kan man bortse från anpassningen och istället fokusera på att komma igång att använda systemet och kontinuerligt följa upp hur det går för enheten och användarna.

 

1. Gör / besvara dina uppgifter

Logga in

Logga in och se över hur systemet är uppbyggt och vilka uppgifter som finns. Det är bra för att få en känsla av om det är något som skall anpassas. Det går dock bra att komma igång och göra/besvara uppgifterna och sedan kontinuerligt att anpassa när man stöter på något som inte stämmer för enheten. Gör det som passar bäst för enheten!

 

2. Anpassning

1. Se över användare

Se till att alla på enheten som ska använda GetComliant har en inloggning och vet hur de ska använda denna. Du hittar mer information om användare, t.ex. användarroller och påminnelser här. Vi har även utbildningsfilmer du kan använda för att se till att alla vet hur man registrerar. 

Se även till att alla användare har rätt områden och ser de uppgifter de ska få. Glöm inte att de behöver ha både rätt modul och rätt område för att se sina uppgifter. 

2. Se över vilka schemalagda uppgifter ni har 

Nästa steg är att se till att de schemalagda uppgifter ni har kommer på rätt dagar och att ni har alla uppgifter ni ska ha. Vissa uppgifter behöver nästan alltid anpassas, ett exempel är ankomstkontroller där du ofta behöver välja rätt dagar. Det kan även vara så att ni behöver enhetsspecifika uppgifter, t.ex. lägga till kylar eller städscheman, eller att vissa uppgifter inte är aktuella för er och då behöver tas bort. 

Du hittar mer information om hur du anpassar era schemalagda uppgifter här

Se även till att alla uppgifter ligger under rätt område så att de dyker upp på rätt persons egenkontroll. Här finns mer information om hur du anpassar områden. 

 

3. Följ upp

Du kan aktivt följa upp vad som händer på olika områden i din enhet genom att använda Statussidan, eller så kan du använda dig av den veckovisa e-postrapporten som kommer varje måndag morgon för att se hur det går på olika områden på enheten. 

Både på Statussidan och i den veckovisa e-postrapporten kan du se vilken genomförandegrad enheten har på olika områden. Här har du alltså ett verktyg för att följa upp områden som går bra / mindre bra gälande genomförandet.

Om du identifierar ett område med låg genomförandegrad bör du se över:

- schemaläggningen av uppgifterna

- om det är rätt inställning på användarna (får de rätt uppgifter eller inte)

Hur du följer upp genomförandet bäst beror lite på hur er organisation är utformad. Om det är en eller några specifika personer som har ansvar för ett område så vet du vem det är som inte har gjort en uppgift på ett område. Om alla har ansvar för att uppgifterna blir gjorda bör ni se över er rutin för hur uppgifterna görs i egenkontrollen.

 

Tänk på att 100% i genomförandegrad inte alltid är optimalt, öppna avvikelser ger en något lägre genomförandegrad, men det är helt naturligt att dessa finns och det visar bara på att personalen använder systemet på rätt sätt. Det är viktigare att man tänker igenom vad som är meningen med de uppgifter som besvaras än att bara "klicka sig igenom" allt för att göra uppgifterna i tid.

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.
Powered by Zendesk