Följ

Ordlista

Användare: Användare har ett konto, oftast kopplad till en specifik person, som har möjlighet att logga in i systemet. Vilka rättigheter användaren har kan variera.

Avvikelse: När en uppgift dokumenteras med ett avvikande svar, d.v.s. något som inte anses vara korrekt. Avvikelsen kan landa som en stängd avvikelse (kräver ingen mer åtgärd) eller en öppen avvikelse.

App: Systemet finns tillgängligt som en så kallad native app för Android och iOS (iPhone, iPad). De laddas ner i Play Butik respektive AppStore.

Avvikelseflöde: Vid dokumentation av en avvikelse visas ett så kallat avvikelseflöde som består av ett eller flera åtgärdsalternativ. Olika åtgärdsalternativ genererar i antingen en öppen (åtgärdas senare och finns kvar på uppgiftssidan) eller stängd avvikelse (försvinner från uppgiftssidan).

Bibliotek: Alla uppgifter som läggs upp i systemet på en central nivå hamnar i biblioteket. Biblioteket  består därmed av fördefinierade uppgifter som finns tillgängliga för alla enheter och som går att hämta ner på varje enhet. Det är endast systemägare / central användare med specifika rättigheter som kan lägga till uppgifter i biblioteket.

Central: Allt sådant som inte görs på en specifikt enhet är på en central nivå, d.v.s. en nivå över enhetsnivå. Aktiviteter som görs av en systemägare/central användare med specifika rättigheter är på en central nivå och påverkar (oftast) fler än en enhet. Distriktschefer/regionchefer är centrala användare som kan följa upp fler än en enhet, alltså på en central nivå.

Dokumentation: Dokumentation är ett begrepp som är motsvarande att "göra" uppgifter i systemet. Eftersom systemet består av uppgifter som ofta innebär en aktivitet, att man "gör" något, som skall utföras på begäran av organisationen och därefter dokumenteras (så att det kan följas upp) används dessa begrepp som synonymer - även om de egentligen har olika innebörd.

Ej registrerad i tid: En uppgift som inte besvaras innan kl. 23.59 sista svarsdagen förfaller och får status Ej registrerad i tid på historiksidan. Ej registrerad i tid är ett automatiskt svar på uppgiften om den inte besvaras i tid.

Enhet: En enhet är ett generellt begrepp som används istället för att specifikt definiera organisationens kök, restauranger, butik etc. i systemet. 

Enhetsgrupp: En grupp av enheter. En enhet kan tillhöra fler än en grupp. Exempel på en enhetsgrupp är: distrikt, region, syd, norr. Ett sätt att följa upp grupper av enheter och tilldela rättigheter och begränsa åtkomst till ett urval av enheter för centrala användare.

Filter: Ett sätt att styra vad som skall visas på sidor i systemet.

Formulär: Formulär kan samla uppgifter om inte skall besvaras med en förbestämd frekvens. Formulär startas och stängs när man själv önskar. Formulär skiljer sig därmed mot schemalagda uppgifter som har en förbestämd frekvens och som förfaller (Ej registrerad i tid) om de inte besvaras innan sista svarsdag.

Frekvens: Schemalagda uppgifter har en fördefinierad frekvens, d.v.s schemaläggningen av uppgiften. Frekvensen styr när uppgiften skall räknas som förfallen och förfallen (Ej registrerad i tid).

Förfallodag: Sista svarsdag för en schemalagd uppgift. Finns som filter för att att visa uppgifter som besvarats enligt sista svarsdag på historiksidan. Ett alternativ till att följa upp enligt registreringsdag.

Genomförandegrad: Besvarande av schemalagda uppgifter styr genomförandegraden och presenteras i procent. Procenten berättar hur det går för enheten och går att bryta ner i olika delar (modul, område, formulär). Det är ett sätt att identifiera för den enskilda enheten, enhetsgrupper och centralt ansvariga att vad som fungerar och inte fungerar i systemet / organisationen. Genomförandegraden visas på statussidan i systemet och i e-postrapporterna. 

Historik: Historiksidan sammanfattar alla uppgifter och svar som besvarats i systemet. Här visas vad som dokumenterats, när det gjordes och vem som gjorde det.

Huvudmeny: Huvudmenyn gör det möjligt att navigera sig i systemet. Härifrån tar man sig till de olika sidorna (uppgiftssidan, formulär, de olika statussidorna m.fl).

Lokal: Avser sådant som gäller en specifik enhet. Lokal användare, uppgift område, dokument m.m. är kopplat till en enhet. Motsatsen till lokal är central.

Min enhet: En lokal huvudsida på webben där det går att anpassa enheten. Kopplat till huvudsidan finns undersidorna Användare, Områden, Processer och Rutiner och Uppgifter.

Min kedja: En central huvudsida på webben där det går att anpassa kedjan. Kopplat till huvudsidan finns undersidorna Användare, Enheter, Enhetsgrupper, Områden, Uppgifter, Processer, Rutiner, Formulär och Roller.

Modul: Kategorisering av uppgifter utefter ansvarsområden/kravställning. Exempel: Brandskydd, Drift, Säkerhet, Arbetsmiljö

Område: Ett område gör det möjligt att samla och kategorisera uppgifter enligt organisationens önskemål. Området är det som aktiveras på enhetens användare. Exempel på område är: Öppning, stängning, fysiska platser, ett samlingsnamn för en specifik sorts uppgifter (temperaturer, ordrar etc.) eller roller. Områden bestäms centralt men det går att lägga till egna områden per enhet.

Process: En process tillhör en modul och har i sin tur en/flera rutiner kopplade till sig. inaktivering/aktivering av en process på en enhet styr om uppgifter skall synas på uppgiftssidan eller inte. Vid inaktivering pausas samtidigt de rutiner och uppgifter som är kopplade till processen. En process bestäms och styrs på en central nivå.

Registreringsdag: Den dag som uppgiften besvaras. Finns som filter för att att visa uppgifter som besvarats en specifik dag på historiksidan. Ett alternativ till förfallodag.

Revisioner: Använd som ett annat ord för formulär.

Roller: Olika användare har olika roller. En roll är fördefinierad och har olika rättigheter kopplad till sig.

Rutin: En rutin beskriver riktlinjer för hur arbetet skall utföras och efterlevas inom ett visst arbetsområde. En rutin brukar ha ett uppgiftsbatteri kopplat till sig, detta är då det som presenteras i det centrala biblioteket. Svarar enheten på uppgifterna så efterlevs också rutinen (observera att detta dock beror på hur organisationen valt att strukturera systemet).

Rättigheter: Alla användare i systemet har en roll aktiverad. Rollen har rättigheter kopplade till sig. Exempel på rättigheter: Besvara uppgifter, skapa och stänga formulär, lägga till användare, tillgång till centrala sidor m.fl.

Schemalagda uppgifter: Se Uppgift.

Status: Statussidan visar hur det går för enheten / enheterna. På statussidan för schemalagda uppgifter presenteras en procentuell genomförandegrad.

Svarsalternativ: Till varje uppgift finns svarsalternativ. Formaten på svarsalternativen varierar mellan fritext, heltal, temperaturer, fördefinierade svarsalternativ m.fl.

Synlig innan tid: Synlig innan tid på en uppgift är den tiden som uppgiften syns under filtret Kommande innan sista svarsdag.

Underuppgift: Om man vill dela upp en uppgift i färre delar görs detta med underuppgifter. Det paketerar uppgiften och gör att den hålls ihop, men separerar olika svar man vill få in. Exempel: Huvuduppgiften är "Kampanj vecka 5" och underuppgift 1. "Är kampanjen skyltad?"  Underuppgift 2: "Är all personal informerade om kampanjen?"

Underområde: Om man vill kategorisera olika delar av ett område i färre delar görs detta med underområden. Det fungerar som en extra rubrik och hjälper användaren att navigera sina uppgifter. Exempel: Huvudområdet "Temperaturer", underområde 1: Leveranser", underområde 2: "Kylar", underområde 3: "Frysar"

Uppgift: Schemalagda uppgifter har en förutbestämd frekvens och som förfaller (Ej registrerad i tid) om de inte besvaras innan sista svarsdag. Schemalagda uppgifter skiljer sig från formulär som kan samla uppgifter om inte skall besvaras med en förutbestämd frekvens. Formulär startas och stängs istället när man själv önskar.

Uppgiftssida: Den sida på webben där schemalagda uppgifter besvaras. 

Webb: Systemet finns tillgänglig via webbläsare i dator, surfplatta och smarttelefon. URL / webbadressen är: app.getcompliant.org

Åtgärd: Vid dokumentation av en avvikelse (negativt svar) kan uppgiften komma att kräva en åtgärd. Åtgärden kan vara fördefinierad eller generell.

Åtgärdsalternativ: Ett svarsalternativ som kräver en åtgärd visas enligt fördefinierade avvikelseflöden. De olika åtgärdsalternativen kan vara fördefinierade eller vara generella.

Öppen avvikelse: En öppen avvikelse är en åtgärd som ännu inte är åtgärdad och finns kvar på uppgiftssidan. Den öppna avvikelsen visas på filtret Idag tills den blir åtgärdad (stängd).

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.
Powered by Zendesk